Ley Habeas Data y sistemas telefónicos

Camila Gonzalez
Cumplir con las reglamentaciones legales debería ser una parte fundamental de tu sistema IVR. Por esta razón, te recomendamos tener en cuenta la ley de protección de datos o Ley Habeas Data para el tratamiento de datos sensibles que manejes en tu línea telefónica. Por lo anterior, las empresas que manejan bases de datos en las que se adjunta información personal deben cumplir con la reglamentación teniendo un manual de políticas de manejo de datos personales y contar con la autorización del titular.
Una de las indicaciones mencionadas anteriormente para cumplir con esta reglamentación es que los titulares de los datos, en este caso los clientes, deberán autorizar el almacenamiento de sus datos y tener conocimiento del uso de los mismos para fines comerciales.  Por su parte, la empresa deberá asegurarse de conservar prueba de la autorización otorgada por el cliente. Esta autorización se puede obtener de forma escrita. También, puede ser por medio de un checkbox en el que se especifique “autorizo el uso de los datos según la política de tratamiento de datos” o de manera verbal por medio de un mensaje de IVR.

Aviso de privacidad

Para la difusión del aviso de privacidad el responsable de la información puede utilizar documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología. Sin embargo, deberá garantizar el cumplimiento de la ley al informar al titular.

Debido a la información mencionada, siempre que tus clientes llamen a tu empresa y debas pedir datos sensibles  deberás anunciar esta política en tu sistema telefónico. 

En caso de que necesites algunos ejemplos de avisos de privacidad para tu sistema telefónico revisa los siguientes.

Ejemplos

«Sus datos están protegidos de acuerdo a la ley 1581 de 2012 de Habeas Data»


«NOMBRE DE TU EMPRESA
. Con NÚMERO DE NIT  recolectará tus datos personales con el propósito de atender las solicitudes que presentes durante esta llamada. Enviarte información comercial relacionada con nuestros productos y servicios, y contactarte a través de nuestros aliados.

 Tus datos serán tratados conforme a nuestra política disponible en PÁGINA WEB. En cualquier momento podrás conocer, rectificar, actualizar o solicitar la eliminación de tus datos o revocar la autorización para su tratamiento en el correo electrónico CORREO DE CONTACTO.»

«En cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales ley 1581 del 2012 reglamentada parcialmente por los decretos 1377 del 2013 y 1081 del 2015. Autorizo a NOMBRE DE TU EMPRESA el tratamiento de mis datos personales bajo las siguientes finalidades. i) Envío y trámite de la cotización del servicio o producto. ii) trámite para la respuesta de mi PQR. iii) Envío de material publicitario iv) Elaboración de estudios técnico-actuariales de mercadeo, correspondientes a las negociaciones que llegare a establecer con NOMBRE DE TU EMPRESA.  Y todas aquellas necesarias para el cumplimiento de mi solicitud.

Usted puede conocer la Política de Protección de Datos Personales de NOMBRE DE TU EMPRESA   en la dirección PÁGINA WEB DE CONTACTO.  Misma que informa sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos. Y a solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de los mismos. Con su autorización reconoce haber leído y entendido nuestra Política de Protección de Datos Personales.

Si quieres conocer más información sobre la Ley Habes Data revisa este documento de la Superintendencia de Industria y Comercio AQUÍ

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